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10 Fragen zur Migration auf SAP S/4HANA

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Erstellt: 29.05.2017

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SAP S/4HANA wird hoch gelobt – aber auch gefürchtet. Datenanalysen in Echtzeit ermöglichen bessere Entscheidungen und Flexibilität, um die eigenen Prozesse auf Real-Time-Business umzustellen und Kosten zu sparen. Doch obwohl feststeht, dass der Support für die aktuelle SAP Business Suite nur noch bis 2025 gesichert ist und spätestens bis dahin die Transformation abgeschlossen sein muss, tun sich viele Unternehmen mit dem Umstieg schwer.


1. Der richtige Zeitpunkt: Wann sollte man die Migration anstossen?

Auf die lange Bank schieben sollte man den Umstieg auf SAP S/4HANA nicht. Insbesondere Unternehmen mit mehreren Gesellschaften und verteilten SAP‐Systemen sollten sich bald um die Migration kümmern. Denn hier ist der Weg zu SAP S/4HANA komplexer und sollte daher rechtzeitig geplant und umgesetzt werden, damit das Ziel bis 2025 erreicht ist. Auch für kleinere Unternehmen und solche mit ERP‐Ein‐System‐Landschaften gibt es zahlreiche Treiber für den Wechsel: Neben der generellen Digitalisierungsstrategie können auch die Ablösung von Altsystemen, der Aufbau eines zentralen ERP‐Systems oder alte Releasestände Gründe für eine zeitige Migration sein. Denn der Umstieg bietet die Chance, die eigene Systemlandschaften auf den Prüfstand zu stellen, zu entschlacken und zukunftsfähig zu machen. Zudem gilt es, den Anschluss nicht zu verlieren. Denn wenn der Partner oder Dienstleister mit SAP S/4HANA eine neue „Sprache“ spricht, mit der man sich selbst noch nicht auseinandergesetzt hat, wird man statt „Zukunft“ nur „Bahnhof“ verstehen.

2.  Welchen Mehrwert bietet der Umstieg?

SAP S4/HANA ermöglicht, Daten in Echtzeit zu analysieren und zu verwenden. Konkret bedeutet das, dass Entscheidungen auf Basis aktueller Informationen getroffen werden können, wo man sich zuvor auf Altdaten verlassen musste. Forecasts, Materialplanungen und Auftragsverarbeitungen werden mit Echtzeit‐Daten versorgt. So entstehen schneller bessere Ergebnisse und die mögliche Effizienzsteigerung ist enorm. Laut einer Untersuchung von Forrester können damit die IT‐Betriebskosten um rund 37 Prozent gesenkt werden, zudem verbessert sich die Leistungsfähigkeit bei Entwicklungsprojekten und der Systemwartung. Unternehmen berichten von einem 65 Prozent schnelleren Monatsabschluss und 86 Prozent schnelleren Real‐Time‐Analysen. Was das für das einzelne Unternehmen genau bedeutet und in welchen Bereichen das System besonders starke Mehrwerte generieren kann, lässt sich in Design‐Thinking‐Workshops konkret ermitteln.

3. Welchen Nutzen haben die Fachabteilungen von SAP S/4HANA?

Die Arbeit der Fachabteilungen wird effizienter und einfacher. Beispielsweise lässt sich die Auftragserfassung optimieren, indem Kundenanforderungen nicht mehr vorab auf einem ausgedruckten Formular zusammengetragen werden, sondern direkt vor Ort mithilfe eines Tablets ins System eingetragen werden. Dank Echtzeit‐Datenverarbeitung landen die erfassten Informationen nicht nur unmittelbar in SAP, sondern der Kundenberater kann auch umgekehrt sofort Lagerbestände prüfen und Fertigungstermine einsehen. Im Logistikumfeld wird die Materialbedarfsplanung, die in einigen Unternehmen noch heute über Nacht läuft, direkt über das System erfolgen. So arbeiten alle Mitarbeiter mit aktuellsten Informationen und nicht mit den Daten vom Vortag. Wird aus dem Lager ein Teil entnommen, wird dies per Scan an SAP gemeldet und im System ist stets der aktuellste Lagerbestand nachvollziehbar. Und auch für die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit spielt die Echtzeit‐Datenverarbeitung eine wesentliche Rolle. Denn sie ersetzt fehleranfällige und unstrukturierte Excel‐Tabellen, die zuvor von unterschiedlichen Beteiligten gefüllt wurden. Real‐Time‐Collaboration über SAP S/4HANA ist agiler, genauer und schneller.

4. Wie lassen sich die bisherigen Investitionen – z.B. für Eigenentwicklungen – sichern?

Ein SAP‐System, das bereits 15 oder 20 Jahre besteht, hat einen gewissen Reifegrad erreicht und enthält oft zahlreiche Eigenentwicklungen, auf die Unternehmen nur ungern verzichten. Dieser Schritt ist auch nicht zwingend notwendig. Um Investitionen zu sichern, besteht die Option, die bestehenden Entwicklungen und Prozesse zu analysieren, eventuell technisch leicht anzupassen und dann in die neue Umgebung zu integrieren. So gehen lieb gewonnene Strukturen nicht verloren und das Unternehmen profitiert trotzdem von den Möglichkeiten der neuen Technologie. Doch Entscheider sollten auch bedenken, dass Eigenentwicklungen Kapazitäten binden und Wartungsaufwand produzieren. Zudem ist es in einer solchen Umgebung wesentlich komplexer als bei standardisierten Lösungen, das Application Management auszulagern. Daher kann ein Greenfield‐Projekt, also das Aufsetzen einer komplett neuen Systemlandschaft in SAP S/4HANA, viele Vorteile bieten. So wird die Migration zur idealen Chance, bestehende Systeme aufzuräumen, Prozesse zu optimieren, zu vereinfachen und die Effizienz zu steigern.

5. Wie wichtig ist die Cloud für SAP S/4HANA?

Wer eine Cloud‐Lösung wählt, kann Infrastrukturen nutzen, ohne diese selbst betreiben zu müssen. Zudem ist die Auslagerung des eigenen Systems in die Wolke meist wesentlich kostengünstiger als der Eigenbetrieb, da nur nach dem jeweiligen Gebrauch abgerechnet werden kann. Der „Cloudifier“‐Transformationsprozess beinhaltet ein Assessment zum Festpreis und einen standardisierten Transformationsservice in verschiedenen Umfängen, sodass die Leistungen bedarfsgerecht bezogen werden können. Die grösste Cloud‐Hosting‐ Plattform für SAP‐Landschaften, die von T‐Systems betrieben wird, bietet zudem umfassende Flexibilität und Entscheidungsfreiheit: Die Unternehmen haben die Wahl zwischen der Private, Hybrid oder einer Public Cloud und profitieren von maximaler Skalierbarkeit. Natürlich übernimmt T‐Systems die Multi‐Cloud‐Orchestrierung, das Management und Application Integration für den Betrieb von SAP‐Lösungen und SAP HANA.

6. Wie sicher sind die Daten bei SAP S/4HANA aus der Cloud?

Viele glauben es nicht, doch die Cloud ist sicherer als das selbstbetriebene Rechenzentrum. Technische Sicherheit dank TwinCore‐Technologie, IP‐VPN‐Tunnel und bis zu 99,95% Verfügbarkeit sowie physische Schutzschilde in Form von Erdwall, Bewegungsmeldern und Handscannern sind in den zertifizierten Data Centern von T‐Systems Standard. Eine derartig abgesicherte Infrastruktur kann kein Unternehmen so kostengünstig betreiben, dass sich der Eigenbetrieb gegenüber der Cloud wirklich lohnen würde – insbesondere, wenn man auch den Aufwand für Wartung, Harmonisierung und Modernisierung der Systeme bedenkt. Auch profitieren Unternehmen und öffentlich‐rechtliche Organisationen neben höchsten Compliance‐Standards von der Betriebs‐ und Personaldatenhaltung nach deutschem Recht.

7. Wie lange dauert eine Migration?

Die Zeitplanung für den Weg zu SAP S/4HANA ist kundenindividuell und hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Gibt es ein zentrales ERP, das gut strukturiert sowie sauber aufgebaut ist und in dem sich keine Inkonsistenzen befinden, geht die Migration sehr schnell und einfach. Bei mehreren ERPs und wenn zuvor noch Altdaten archiviert werden müssen oder andere „Aufräumarbeiten“ anstehen, wird der Prozess langwieriger. Der grobe Richtwert für eine reibungslose Migration auf Basis eines gut vorbereiteten Systems liegt bei etwa zwölf Monaten. Um den Aufwand für die Umstellung besser abzuschätzen, sollte eine Roadmap entwickelt werden, in der die aktuell genutzten Systeme und Datenbestände analysiert und Schlüsse daraus gezogen werden.

8. Wie sieht die ideale Vorbereitung für die Migration aus?

Im Vorfeld ist ein umfassendes Housekeeping empfehlenswert. In diesem Prozess wird der Ist‐Zustand der Systeme analysiert und auf die Migration vorbereitet. Ein wichtiger Faktor hierbei ist das Thema Datenarchiv. Einige Unternehmen haben einen etablierten Archivierungsplan, nach dem Altdaten in regelmässigen Abständen aus dem System entfernt und in ein Archiv verschoben werden. So bleiben für die Migration nur die aktuellsten Daten, also etwa vier bis fünf Jahre in die Vergangenheit. In vielen Unternehmen lagern allerdings umfangreiche Datenbestände, die sich teilweise seit der Gründung angesammelt haben. Das hat zur Folge, dass dort beispielsweise auch noch Beträge in der alten Landeswährung statt Euro hinterlegt sind, was zu Rundungsfehlern im System führt. Für den laufenden Betrieb ist das kein Hindernis, bei der Migration entstehen dadurch allerdings Inkonsistenzen, die dazu führen, dass der Software Update Manager diese Werte aufgreift und den Prozess nicht weiter durchführt, bevor sie nicht gelöst wurden. Deshalb ist eine saubere Archivierung ebenso anzuraten wie eine Prozessharmonisierung und Systemkonsolidierung, um eine reibungslose Migration zu gewährleisten.

9. Wie läuft die eigentliche Migration konkret ab?

In der Regel startet die eigentliche Migration mit einem Assessment, in dem die aktuelle SAP‐Landschaft genauestens analysiert wird und erste „Aufräumarbeiten“ im Code und der Archivierung stattfinden. Dazu gehört auch das Housekeeping, in dem Daten bereinigt werden, um die spätere Integration vorzubereiten. Im Anschluss werden die vorhandenen Daten konsolidiert und Prozesse so harmonisiert, dass dann die technische Migration von der aktuellen Datenbank auf HANA erfolgen kann. Auf Basis des neuen Systems können schliesslich die Businessprozesse optimiert, das Real‐Time‐Reporting installiert und Fiori‐Apps bereitgestellt werden.

Als vorgelagerter Schritt zur eigentlichen Migration bietet sich auch ein standardisierter Proof of Concept (PoC) an. Im Rahmen eines Kick‐Off Calls werden das Programm und die Prozessschritte detailliert besprochen. So erfahren alle Beteiligten, was im Folgenden auf sie zukommt. Danach beginnt die praktische Arbeit mit einem ersten Workshop, in dem die Erwartungen und Ziele definiert werden und der Kunde eine Einführung in die Technik erhält. Gemeinsam identifizieren alle Teilnehmer hier mögliche Pain Points, relevante Prozesse und passende Use Cases. In einem zweiten Workshop wird dann die Architektur gestaltet sowie ein PoC definiert und genau festgelegt, welchen Input vom Kunden benötigt wird. Abschliessend entsteht ein Massnahmenplan, sodass der PoC mit den unternehmenseigenen Daten aufgesetzt werden kann. Dieser PoC wird nun zunächst für zwei Wochen betrieben und der Kunde kann so einen ausführlichen Test mit seinen echten Daten durchführen. Nach Abschluss der Testphase wird ein Report erstellt, der im Rahmen eines Review Workshops analysiert und besprochen wird. Der Kunde hat nun die Möglichkeit, Feedback zu geben und offene Fragen zu klären. Daraufhin erhält er ein konkretes Angebot für die Migration und die nächsten Schritte werden gemeinsam besprochen.

10. Gibt es eine softere Methode als den direkten Umstieg auf SAP S/4HANA?

Wer nicht sofort mit allen Konsequenzen auf SAP S/4HANA umsteigen möchte, kann die Veränderung für das Unternehmen durch ein zweistufiges Verfahren ein wenig sanfter angehen. In diesem Verfahren wird zunächst auf die SAP Business Suite on HANA umgestellt. Damit ändert sich erst einmal nur die Datenbank – für die Endanwender bleibt also vorerst alles beim Alten, abgesehen von einer deutlichen Steigerung der Geschwindigkeit. Der zweite Schritt, also die Umstellung auf SAP S/4HANA, kann dann etwas zeitversetzt in einem nachgelagerten Projekt stattfinden. Auch die Testmigration einer Systemlandschaft einschliesslich der Kundendaten ist möglich, sodass die Kunden die Entwicklungsumgebung drei Monate lang lizenzkostenfrei kennenlernen und sich die zukünftigen Kundenprozesse auf Basis der bestehenden Kundendaten ansehen können. Ebenso stehen Fiori‐Apps mit intuitiver Benutzeroberfläche zur leichten Steuerung von Routineaufgaben zum Ausprobieren bereit.

Für Unternehmen gibt es also keinen Grund mehr, die Entscheidung für das neue System noch länger aufzuschieben. Werden alle Punkte beachtet, steht SAP S/4HANA nicht nur für mehr Schnelligkeit, Flexibilität und Agilität, sondern auch in Hinblick auf die Migration für das, was das „S“ im Namen bedeutet: „simple“.

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Kontakt
Freddy Bürkli
Lead Sales Manager, T-Systems Schweiz

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Freddy Bürkli

Kontakt: Freddy Bürkli

Lead Sales Manager, T-Systems Schweiz