Viele Wege führen nach Rom. Auch für die Migration auf SAP S/4HANA gibt es je nach Ist- und gewünschtem Soll-Zustand verschiedene Optionen, den Umstieg aufzugleisen und umzusetzen.
Die Serie zur Migration, Teil 1: Was kommt auf Ihr Unternehmen zu?
Wichtige Fragen sind die allgemeine SAP-HANA-Readiness, die Komplexität der SAP-Landschaft oder der Umgang mit den Altdaten. Wie läuft die Migration jedoch klassischerweise ab?
Die Zeitplanung für den Weg zu SAP S/4HANA ist kundenindividuell und hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Gibt es ein zentrales ERP, das gut strukturiert sowie sauber aufgebaut ist und in dem sich keine Inkonsistenzen befinden, geht die Migration sehr schnell und einfach. Bei mehreren ERPs und wenn zuvor noch Altdaten archiviert werden müssen oder andere «Aufräumarbeiten» anstehen, wird der Prozess langwieriger. Der grobe Richtwert für eine reibungslose Migration auf Basis eines gut vorbereiteten Systems liegt bei etwa zwölf Monaten. Um den Aufwand für die Umstellung besser abzuschätzen, sollte eine Roadmap entwickelt werden, in der die aktuell genutzten Systeme und Datenbestände analysiert und Schlüsse daraus gezogen werden.
Gut vorbereitet ist halb migriert
Die anstehenden Aufräumarbeiten dürfen nicht unterschätzt werden. In diesem Prozess wird der Ist‐Zustand der Systeme analysiert und auf die Migration vorbereitet. Ein wichtiger Faktor hierbei ist das Thema Datenarchiv. Einige Unternehmen haben einen etablierten Archivierungsplan, nach dem Altdaten in regelmässigen Abständen aus dem System entfernt und in ein Archiv verschoben werden. So bleiben für die Migration nur die aktuellsten Daten, also etwa vier bis fünf Jahre in die Vergangenheit. In vielen Unternehmen lagern allerdings umfangreiche Datenbestände, die sich teilweise seit der Gründung angesammelt haben. Inkonsistenzen, die sich durch veraltete, aber noch verfügbare Daten in den Beständen ergeben, führen dazu, dass der Software Update Manager den Migrationsprozess stoppt. Deshalb ist eine saubere Archivierung ebenso anzuraten wie eine Prozessharmonisierung und Systemkonsolidierung, um eine reibungslose Migration zu gewährleisten.
Phase für Phase zur erfolgreichen Migration
Die Datenbereinigung kann als Bestandteil eines SAP-HANA-Assessments durchgeführt werden. Dabei wird die aktuelle SAP-Landschaft analysiert und die Integration im Code und in der Archivierung vorbereitet. Im Anschluss werden die vorhandenen Daten konsolidiert und Prozesse so harmonisiert, dass dann die technische Migration von der aktuellen Datenbank auf HANA erfolgen kann. Auf Basis des neuen Systems können schliesslich die Businessprozesse optimiert, das Real‐Time‐Reporting installiert und Fiori‐Apps bereitgestellt werden.
Als vorgelagerter Schritt zur eigentlichen Migration bietet sich auch ein standardisierter Proof of Concept (PoC) an. Im Rahmen eines Kick‐Off Calls werden das Programm und die Prozessschritte detailliert besprochen. So erfahren alle Beteiligten, was im Folgenden auf sie zukommt. Danach beginnt die praktische Arbeit mit einem ersten Workshop, in dem die Erwartungen und Ziele definiert werden und der Kunde eine Einführung in die Technik erhält. Gemeinsam identifizieren alle Teilnehmer hier mögliche Pain Points, relevante Prozesse und passende Use Cases. In einem zweiten Workshop wird die Architektur gestaltet sowie ein PoC definiert und genau festgelegt, welcher Input vom Kunden benötigt wird. Abschliessend entsteht ein Massnahmenplan, sodass der PoC mit den unternehmenseigenen Daten aufgesetzt werden kann. Dieser PoC wird zunächst für zwei Wochen betrieben und der Kunde kann einen ausführlichen Test mit seinen echten Daten durchführen. Nach Abschluss der Testphase wird ein Report erstellt, der im Rahmen eines Review Workshops analysiert und besprochen wird. An dessen Ende stehen das genaue Wissen um den zu erwartenden Aufwand und konkrete Handlungsempfehlungen für die Umsetzung.
Noch sicherer zum Erfolg mit zeitversetztem Ansatz
Wer nicht sofort mit allen Konsequenzen auf SAP S/4HANA umsteigen möchte, kann die Veränderung für das Unternehmen durch ein zweistufiges Verfahren ein wenig sanfter angehen. In diesem Verfahren wird zunächst auf die SAP Business Suite on HANA umgestellt. Damit ändert sich erst einmal nur die Datenbank – für die Endanwender bleibt vorerst alles beim Alten, abgesehen von einer deutlichen Steigerung der Geschwindigkeit. Der zweite Schritt, die Umstellung auf SAP S/4HANA, kann dann etwas zeitversetzt in einem nachgelagerten Projekt stattfinden. Auch die Testmigration einer Systemlandschaft einschliesslich der Kundendaten ist möglich, sodass die Kunden die Entwicklungsumgebung drei Monate lang lizenzkostenfrei kennenlernen und sich die zukünftigen Kundenprozesse auf Basis der bestehenden Kundendaten ansehen können. Ebenso stehen Fiori‐Apps mit intuitiver Benutzeroberfläche zur leichten Steuerung von Routineaufgaben zum Ausprobieren bereit.
