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SAP, Event

Das Abschalten von Altsystemen ist Teil der Unternehmens-Strategie

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Erstellt: 11.09.2018

15. November 2018| Uzwil

Heterogenität führt zu höherer Komplexität und weniger Transparenz. Standardisierung und Zentralisierung sind die strategische Antwort darauf. Das Abschalten von Altsystemen gehört dazu.


Erfahren Sie auf unserer Veranstaltung am 15. November 2018 in Uzwil, auf was es in Bezug auf DSGVO und Altdaten ankommt und wie die Bühler AG diese Thematik mit JiVS History umgesetzt hat.

Gesetzeskonform – zertifiziert – zukunftsorientiert – eine Lösung für SAP und NoN-SAP!

                                                                                       

Agenda:

13:30 Uhr:  Check-in
14:00 Uhr:  Begrüssung
14:10 Uhr:  Bühler AG - Alt-Systeme und Daten – gestern, heute und morgen
                      Vidor Kapy, Bühler AG,Head of Business Processes & Applications
14:45 Uhr:  EU-DSGVO in aller Munde– Ist die Schweiz speziell?
                      Dr. Thomas Bolliger, KPMG AG, Partner / Governance und Compliance
15:30 Uhr:  Kaffeepause
15:45Uhr:   JiVS – Die Datenplattform – Historisierung SAP und Non-SAP
                     Marcel Egloff, T-Systems Data Migration Consulting AG, Verkauf / JiVS Solutions
16:30 Uhr:  Gesprächsrunde
                      Alle Referenten und Teilnehmer
17:00 Uhr:  Apéro

Während der Kaffeepause und ab 17:00 Uhr wird JiVS History auch live präsentiert

Was Sie aus der Veranstaltung mitnehmen:

  • Praktisches Basiswissen zum Thema EU-DSGVO und den Bezug zur Schweiz (Referat KPMG Schweiz)
  • Was war die Herausforderung und wie wurde JiVS History bei Bühler AG implementiert? (Referat Bühler AG)
  • Die Antwort der T-Systems auf effiziente Daten-Archivierung mit JiVS History (Referat T-Systems)
  • Diskutieren Sie Ihre Fragen mit den Experten in einer Gesprächsrunde – es soll keine Frage offen bleiben!

Unternehmen jeglicher Grösse (KMU bis internationale Konzerne) bewegen sich in einem äusserst dynamischen Marktumfeld, das durch die Digitalisierung dramatische Umwälzungen wie vielleicht nie zuvor erfährt. Sie stehen damit vor dem Problem, dass die eigene IT-Landschaft Fluch und Segen zugleich ist. Segen, weil die Unternehmens-IT der zentrale Bestandteil der eigenen Wertschöpfungskette und des Geschäftsmodells überhaupt wird. Fluch, weil sie in vielen Fällen zu heterogen ist, um die strategische Rolle wirklich ausfüllen zu können.

Diese Heterogenität ist nicht das Ergebnis von Fehlentscheidungen in der Vergangenheit. Vielmehr entsteht sie fast zwangsläufig, gerade wenn Unternehmen wachsen und international tätig sind. Neue Standorte oder Akquisitionen waren lange Zeit gleichbedeutend mit lokalen IT-Standorten und -Systemen. Hinzu kamen und kommen lokale Gesetze, welche die Speicherung gewisser Informationen, ob Daten oder Dokumente, innerhalb der Landesgrenzen vorschreiben.

Komplexität: der Gordische Knoten der digitalen Ära

Die Komplexität einer solchen Unternehmensstruktur bildet sich in einer entsprechenden Komplexität der IT-Landschaft spiegelbildlich ab – es sei denn, die IT geht strategisch dagegen vor. Das Wort „strategisch“ kann in diesem Zusammenhang nicht genug betont werden. Denn eine Strategie bedeutet einen langfristig angelegten Planungshorizont und erfordert Investitionen. Für beides braucht die IT-Organisation die volle Rückendeckung und aktive Unterstützung der Geschäftsleitung.

Viele Unternehmen scheuen sich, den historisch und geschäftlich bedingten Wildwuchs in der IT anzugehen. Und das aus gutem Grund: Schliesslich gleicht diese Aufgabe dem Durchtrennen des Gordischen Knotens. Doch wer neue Horizonte im Zeitalter der Digitalisierung erobern will, muss diese Herausforderung annehmen und die IT-Landschaft von Grund auf ändern und vereinfachen.

Die IT-Organisationen stehen deshalb vor einer grossen und herausfordernden Aufgabe und benötigen ein starkes Commitment ihrer Geschäftsleitung zu einem solchen Vorhaben

Jeder ERP-Spezialist weiss nur zu gut, dass eine solche Vereinfachung selbst sehr kompliziert ist. Denn eine der kniffligsten Punkte in einem solchen Projekt ist die Frage, was mit den Altsystemen passieren soll, wenn die Daten einmal in das neue Zentralsystem übertragen wurden. Dazu gibt es prinzipiell drei Antworten: Die Altsysteme werden weiterbetrieben und gewartet, solange darin gespeicherte Informationen gesetzlich aufbewahrt werden müssen oder von den Fachabteilungen benötigt werden. Zweitens lassen sich die Altsysteme in einer Art ‚Zeitkapsel‘ als App in einer virtuellen Umgebung einfrieren, auf einer DVD oder einem anderen Medium speichern und bei Bedarf hochfahren, ebenfalls bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht. Alternativ dazu bietet sich die Trennung der gespeicherten Informationen von der Ursprungsanwendung mit dem anschliessenden Betrieb der herausgelösten Daten und Dokumente auf einer separaten Plattform an.

Zentralisierung durch Historisierung

Jede der drei Varianten weist spezifische Vor- und Nachteile auf. Der einfache Weiterbetrieb ist sicherlich am kostspieligsten, wobei sich Programmfehler und Sicherheitslücken beheben und schliessen lassen müssen. Bei der Kapselung der Altanwendungen sinken die Betriebskosten praktisch auf Null, allerdings werden damit auch Programmfehler und -lücken eingefroren. Als Langfristlösung kann diese Kapselung nicht angesehen werden. Ein weiteres Risiko besteht darin, dass sich eventuell nötige Systemanpassungen, z. B. weil sich gesetzliche Anforderungen ändern oder neue hinzukommen wie aktuell die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), ebenfalls nicht mehr vornehmen lassen. Im dritten Szenario schliesslich fallen Betriebskosten an. Diese liegen zwar erheblich unter den Betriebskosten für die Altsysteme, doch kommt hier alles auf den Funktionsumfang einer solchen Informationsplattform an. Insbesondere die Fähigkeit, wirklich sämtliche Informationen aus den Altsystemen und angeschlossenen Dokumentenarchiven zu extrahieren, also nicht nur die Daten, sondern auch die Dokumente, die zum Beispiel in einem SAP-System abgelegt sind, ist hier zu nennen. Denn dies ist die Grundvoraussetzung dafür, um die Altsysteme stillzulegen. Eine zweite lautet, auch die Logik zu den übernommenen Daten und Dokumenten zu erhalten. Daher ist es in diesem Zusammenhang sinnvoller, von Historisierung zu sprechen – im Unterschied zu einer klassischen Archivierung, bei der auf das Archiv weiter über die Ursprungsapplikation zugegriffen wird.

JiVS History unterstützt Variante 3 optimal:

  • Reduktion der Betriebskosten von bis zu 80%
  • Eine Plattform für Daten & Dokumente, unabhängig der vorgängig eingesetzten Applikationen (SAP, Baan, Infor, Axapta, etc. oder individual Entwicklungen und Archive)
  • Eine Benutzeroberfläche, einfachste und einheitliche Bedienung (geringer Schulungsbedarf)
  • DSGVO-konform
  • Verfügbar als On-Premise und als Cloud (SaaS) Lösung
Die Lösung zur Historisierung ihrer Unternehmensdaten

Anwenderakzeptanz

Entscheidend für jedes IT-Projekt ist die Anwenderakzeptanz. Und dabei geht es nicht nur um die Zustimmung derer, die täglich mit dem abzulösenden System arbeiten, sondern gerade auch derjenigen, die nur gelegentlich darauf zugreifen, wie zum Beispiel interne oder externe Prüfer. Denn das Umlernen fällt umso schwerer, je weniger sich üben lässt. Daher kommt es nicht nur auf das technische, sondern vor allem auf das fachliche Wissen des Implementierungspartners an. Nur wer die Sprache der Fachanwender spricht und im Support beweisen kann, tatsächlich zu verstehen, wovon die Rede ist, kann die Experten aus den Fachabteilungen für sich gewinnen. Diese Fach-Expertise ist sicherlich einer der Gründe dafür, dass eine anfängliche und gleichzeitig typische Zurückhaltung der Anwender, nach kurzer Einführungszeit, einer grossen Zufriedenheit und Akzeptanz weicht.

Die T-Systems Data Migration Consulting hat ein Standardverfahren zur Abschaltung von IT-Applikationen unter Einsatz der JiVS-Plattform zur Übernahme der Daten und Dokumente aus den Altsystemen entwickelt. Ein wichtiger Bestandteil dieses Verfahrens ist die Definition der Sichten (Views) auf die historisierten Informationen, welche die ursprüngliche Geschäftslogik wiedergeben und erhalten. Über die Jahre sind aus über 1‘000 Implementationen hunderte von Sichten/Views für unterschiedlichste „Alt-Applikationen“ in einer Bibliothek verfügbar. Aufgrund der langen Historie mit SAP, überwiegen SAP-relevante Sichten/Views ganz eindeutig.

Im Standard liefert SAP zahlreiche Sichten, von denen bei der Historisierung aber nur die reinen Lesemodus-Varianten in Frage kommen, schliesslich dürfen einmal historisierte Informationen nachträglich nicht mehr verändert werden. Diese SAP-spezifischen Sichten sind ebenfalls in JiVS History verfügbar, so dass nur wenige eigenentwickelte Views im Rahmen des Projekts implementiert werden müssen. In der Regel können wir mit den Standardsichten in JiVS History 95 Prozent der mit den Fachabteilungen definierten Views abbilden. Während ein Projekt zum Retirement einer grossen SAP Installation meist länger als 6 Monate dauert, kann mit dem Einsatz von JiVS History und der weitgehend automatisierten Datenübernahme, der Projektdurchlauf auf sechs bis acht Wochen reduziert werden.

Basis für Rechtssicherheit

Ein JiVS History Projekt besteht aus zwei Bereichen; dem eigentliche Tool (JiVS History) inkl. entsprechendes Consulting und der zur Anwendung kommenden Projekt-Methodik. Dazu gehören u. a. Dokumentationen, Vollständigkeitsprotokolle und Testverfahren. Diese testierte Projektmethodik ist der Garant dafür, dass die Datenschutzrichtlinien wie z. B. GBDU, DSGVO, GPDR und dergleichen, jederzeit eingehalten werden.

Abschalten ist Teil der Strategie

Unternehmen die vor der Herausforderung der sich ändernden IT-Landschaft stehen, sollten das Thema „Altdaten“ als integrierten Teil Ihrer Geschäfts-Strategie betrachten. Denn die Daten-Verantwortung liegt grundsätzlich in den Geschäftseinheiten/Business und nicht in der IT; die Ableitung in die IT-Strategie ist lediglich die logische Konsequenz.

Fazit

„Mit dem strategischen Entscheid, JiVS History als Langzeitarchiv einzusetzen, können Sie sich voll und ganz auf Ihre Geschäftsentwicklung fokussieren – Ihre Altdaten sind gut behütet und jederzeit abrufbar!“

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ORT / DATUM

Datum:   Donnerstag, 15. November 2018

Zeit:         13:30 Uhr bis 17:00 Uhr 

Ort:          Bühler AG, Gupfenstrasse 5, 9240 Uzwil SG

Kontakt
Marcel Egloff
Verkauf / JiVS Solutions
Termin & Ort   15. November 2018  Bühler AG  Gupfenstrasse 5 9240 Uzwil SG
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Marcel Egloff

Kontakt: Marcel Egloff

Verkauf / JiVS Solutions